Ordnern, Sortieren und Archivieren

Hängeregistratur

Eine Form der Registratur ist die Hängeregistratur. Diese wurde im Jahre 1893 erstmals auf einer Weltausstellung in Chicago präsentiert. Der schnelle Zugang zu allen Dokumenten wird durch die Beschriftungslasche gewährt. Zum Beispiel wird in politischen Büros Zeitungsartikel thematisch zusammengefasst, um bei Bedarf das lange suchen zu vermeiden. Die Hängeregistraturen gibt es in verschieden Größen, von kleinen Tischregistraturen bis hin zu ganzen Regalen mit Platz für über Tausend Akten. Es gibt viele verschiedene Arten von Hängeordnern für die Hängeregistratur, wie zum Beispiel die Hängemappen, Hängetaschen, Hängehefter oder auch Hängeordner.

Heftstreifen

Die Heftstreifen bestehen meistens aus gebogenen Klammern aus Metall die in einem gelochten Papp- oder Kunststoffstreifen sitzen. Diese Heftstreifen werden benutzt um gelochte Blätter zusammen zuheften, anschließend kann man diese dann wahlweise in einen Aktenordner heften. Heftstreifen gibt es heutzutage schon in allen möglichen Regenbogenfarben, von normalen weiß, schwarz, rot, gelb oder auch grün bis hin zu pink, lila, orange oder auch gold.

Klemmmappen

Klemmmappen werden gerne als Unterlagenmappe verwendet, gerne werden diese Mappen auch für die Bewerbungsunterlagen benutzt. Jedoch kann man auch sehr gut seine Notenzettel, Kochrezepte oder auch Überweisungsbelege in den Klemmmappen aufbewahren. Da es diese Mappen auch in einer Vielzahl an Farben gibt ist bestimmt auch für Ihren Zweck etwas dabei.

Ordner

Die Ordner bzw. Aktenordner wurden im Jahre 1886 erfunden und zwar von Friedrich Soennecken aus Bonn, somit ist der Aktenordner eine deutsche Erfindung. Friedrich von Soennecken erfand auch den zugehörigen Locher. Louis von Leitz hat den Aktenordner dann weiter entwickelt so wie man Ihn dann heute kennt und wie er in jedem Büro steht. Aber auch neben Leitz war auch sein Konkurrent Erich Kraut von der Firma ELBA an den Entwicklungen des Ordners beteiligt. Die Aktenordner gibt es in den gängigen Formen der zwei Lochheftung wie aber auch in der vier Lochheftung. Beide Varianten gibt es als breite Ordner sowie auch als schmale Ausführung.

Prospekthüllen und Sichthüllen

Eine Klarsichthülle oder auch Prospekthülle genannt ist in der Regel aus Kunststoff hergestellt. Diese gibt es zum einen zwei- oder dreiseitig geschlossen zum abheften oder auch nicht und dienst zum Schutz von Dokumenten oder Bildern. Die Prospekthüllen gibt es mit unterschiedlichen Lochungen Wie zum Beispiel 4-Lcoh oder 11 Loch, so dass sie nicht nur in Ihren Ordner passen sondern auch für Schnellhefter geeignet sind. Klarsichthüllen werden für die gängigen DIN Papierformate (Überwiegent A4 und im seltenen Fall auch A2, A3 oder A5) aber auch in Sonderabmessungen angeboten. Die Lochungen orientieren sich am ISO 838 Standard und dessen als *888* bekannte vierlöchrige Erweiterung.

Register

Register helfen beim schnelleren finden oder auch ordnen der jeweiligen Dokumente. Die Register gibt es von verschiedenen Ausführungen wie zum Beispiel von 1-10, 1-12, 1-20,1-31 sowie von A-Z und Jan-Dez. Somit gibt es für jede Ordnung auch das richtige Register welches auch Ihren Aktenordner übersichtlich gestaltet. Wenn jedoch bei den aufgeführten Registern noch nicht das richtige für Sie dabei sein sollte, verzweifeln Sie nicht. Denn es gibt auch Register die Blanko sind diese bestehen dann aus 10, 12 oder auch 20 Teilen. Somit können Sie diese denn ganz nach Ihrem Schema beschriften.

Rückenschilder und Inhaltsschilder

Schilder zum Beschriften von Aktenodern sich schon sehr sinnvoll, wenn man nicht stets in die Ordner schauen möchte was denn drin ist sondern es gleich von außen ablesen kann. Somit spar man Zeit und Kraft während der Arbeitszeit. Da das Leben schon bunt ist wird es nun auch das Büro, denn die Rückenschilder für wahlweise schmale oder breite Ordner gibt es in verschiedenen Farben. So können aber zum Beispiel Mandaten, Jahre oder auch Monate in einer bestimmen Farbe gekennzeichnet sein. Welches das Suchen nach dem richtigen Ordner nochmals vereinfacht.

Schnellhefter

Umgangssprachlich wird ein Schnellhefter auch Hefter oder Ordner genannt. Der Schnellhefter ist ein Behälter für gelochtes Schriftgut wie zum Beispiel Rechnungen, Unterlagen oder Briefe. Üblicherweise besteht ein Schnellhefter aus stabilem Papier oder Pappe jedoch gibt es diese auch aus Kunststoff. Klemm- oder Clipmappen werden auch als Schnellhefter bezeichnet, diese bestehen ebenso aus Papier, Pappe oder Kunststoff. Je nach Gebrauch gibt es verschiedene Schnellhefter, darunter sind zum Beispiel die Hefter mit Z-Beschlag oder Zippelbeschlag sowie Zentralbeschlag, es gibt aber auch Pendelsystemhefter, Einhakhefter sowie Kontoauszugshefter.

Trennblätter / Trennstreifen

Ganz einfach gesagt ist ein Trennstreifen ein rechteckiges Stück Papier oder auch Karton, das als Ablagesystem oder Register zur Trennung von Sachverhalten dienst. Man kann es auch als Trennlasche bezeichnen. Hingegen ist das Trennblatt mit einem Organisationsaufdruck versehen so können Blätter im Vollformat für DIN A4 (in seltenen Fällen auch DIN A3 oder DIN A5) benannt und getrennt werden. Die Trennstreifen sind ein häufig verwendetes Hilfsmittel gerade im Büro aber auch im privaten Bereich. Im deutschsprachigen Raum haben die Trennstreifen eine Höhe von 10,5 cm und deine Breite von 23cm bzw. 24 cm. Zum abheften befindet sich von vornerein an der linken Seite eine Standardlochung. Diese besteht aus 2 Löchern im Abstand von 8 cm. Auch Trennstreifen gibt es in farbigen Ausführungen sowie in Normal- und Recycling-Qualität.

Unterschriftenmappen

Ein Hilfsmittel aus dem Büroalltag ist die Unterschriftenmappe, diese ist in der Regel für DIN A4 Formate ausgelegt. Mit den ca. 20 Pappfächern erleichter sie das regelmäßige Unterzeichnen von Briefen oder anderen Dokumenten. Denn in jedes der Fächer wird ein Brief oder Dokument gelegt, so dass der Unterzeichner nur noch durch die Mappe blättern muss. Um das verschmieren der Tinte zu vermeiden ist jede Pappseite mit Löschpapier beschichtet, so das beim zuklappen nichts passieren kann. Um das Blättern zu erleichtern ist die Pappe meist an der Unterkannte unterschiedlich lang angeschnitten. Zudem sind in der Pappe Löcher eingestanzt, so dass von direkt von der ersten Seite aus sehen kann ob im hinteren Fach noch weitere Blätter liegen.